ระบบการบริหารสารสนเทศ (MIS)

Monday, January 10, 2005

ระบบสารสนเทศ



สวัสดีครับท่านผู้อ่านทุกท่าน
โอกาสนี้ผมขอนำท่านผู้อ่านเข้าสู่ความรู้ด้านระบบสารสนเทศ ซึ่งทางผมได้เรียนรู้มาและได้นำมาทดลองทำและก็ออกมาให้เห็นในหน้าเว็ปที่ท่านเห็นนี้ แต่ประสบการณ์อันน้อยนิดของผมในการจัดทำ ยังอาจจะดูไม่เข้าขั้นเป็นมืออาชีพก็ได้ อันนี้ก็ต้องอาศัยคำติชมและคำแนะนำจากท่านผู้อ่านที่ให้ความสนใจเข้ามาเยี่ยมชมด้วยอีกเช่นกัน เอาล่ะเกริ่นมาซะนานเข้าเรื่องกันซะที่ล่ะนะ
ก่อนอื่นเราต้องมาทำความเข้าใจกันซะก่อนว่า ระบบสารสนเทศคืออะไร มีความสำคัญอย่างไรซึ่งผมจะได้หยิบยกขึ้นมาให้อ่านกันดังนี้
ความหมายของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ หมายถึง กลุ่มขององค์ประกอบที่มีความสัมพันธ์กันซึ่งทำการรวบรวมประมวลผล เก็บรักษา และ กระจายสารสนเทศออกไปโดยผ่านกระบวนการกลั่นกรอง หรือ การประมวลผลเพื่อได้สารสนเทศที่ต้องการใช้งานตามเป้าหมายเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ คือ สารสนเทศ และเนื่องจากความต้องการสารสนเทศที่ถูกต้องและรวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์มาจัดการเข้าระบบสารสนเทศในการรวบรวมจัดเก็บ ประมวลผลและออกรายงานเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องตามความต้องการ หรือการแปลงทรัพยากรข้อมูลให้เป็นสารสนเทศโดยกระบวนการนำข้อมูลมาประมวลผลและควบคุมกระบวนการทำงานโดยมีทรัพยากรบุคคล ฮาร์ดแวร์ และ ซอฟแวร์ เป็นเครื่องมือช่วย
ความสำคัญของระบบสารสนเทศ
ปัจจุบันองค์กรต่าง ๆ ได้เริ่มมองเห็นความสำคัญและความจำเป็นที่จะต้องมีระบบสารสนเทศที่ถูกต้องและ รวดเร็วแม่นยำ เพื่อประโยชน์ในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน จึงมีการตั้งเป้าหมายของระบบสารสนเทศเพื่อประโยชน์ดังนี้
เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Effectiveness)
เพิ่มผลผลิต (Productive)
เพิ่มคุณภาพในการบริการลูกค้า (Quality)
ผลิตสินค้าใหม่และขยายผลิตภัณฑ์ (New Product and increase product)
ถ้าจะกล่าวถึงระบบสารสนเทศ กับองค์การมีความเกี่ยวข้องกันอย่างไรก็บอกได้เลยว่าระบบสารสนเทศนี้ถือได้ว่าเป็นระบบหนึ่งซึ่งมีความสำคัญต่อการบริหารองค์การ เพราะระบบสารสนเทศดีจะช่วยให้การเก็บรวบรวมข้อมูลการจัดทำสารสนเทศ การรับและส่งต่อข้อมูล และสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การด้วยเทศโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) ดำเนินการเชื่อมโยงอย่างมีระบบ ซึ่งโดยทั่วไปในองค์การจะจัดแบ่งออกเป็น 3 ระดับ ดังนี้
ระบบสารสนเทศกับการจัดการระดับสูง (Top management)
ในเรื่องการกำหนดแผนแม่บท และแผนกลยุทธ์ในระยะยาวขององค์การไปปฏิบัติให้ประสบความสำเร็จ รวมถึงแผนการเงินขององค์การอาจกล่าวได้ว่ามีความสำคัญอย่างมากต่อการสร้างความสำเร็จหรือความสำเร็จหรือความล้มเหลวขององค์การ เลยที่เดียว

ระบบสารสนเทศกับการจัดการระดับกลาง ซึ่งลักษณะของสารสนเทศที่ผู้บริหารระดับกลางต้องการก็จะมีความละเอียดมากกว่าผู้บริหารระดับสูงที่ตัองการเพียงข้อสรุปและลักษณะของการตัดสินใจก็มีแบบแผนในบางส่วน ส่งผลทำให้ทุกหน่วยงานมีการประสานข้อมูลเพื่อเป็นประโยชน์ในการตัดสินใจและ ตอบสนองต่อวัตถุประสงค์และเป้าหมายในระดับสูงต่อไป

ระบบสารสนเทศกับการจัดการระดับต้น เนื่องจากการบริหารงานประจำวันมีลักษณะที่มีรูปที่แน่นอน มีการกำหนดขั้นตอน วิธีการทำงาน ระเบียบต่าง ๆ ลักษณะการตัดสินใจจึงมีแบบแผนที่แน่นอนและชัดเจน มีลักษณะเฉพาะเรื่อง มีรายละเอียดมาก และ ลึกเฉพาะด้าน การที่มีระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนต่อการจัดการในระดับต้นจะช่วยให้การทำงานในระดับล่างเกิดความคล่องตัว ยังช่วยให้ผู้บริหารระดับต้นสามารถใช้สารสนเทศที่มีอยู่ในการตัดสินใจและวางแผนในระยะสั้นได้เป็นอย่างดีและมีประสิทธิภาพอีกด้วย

โดยความเป็นจริงแล้ว ระบบสารสนเทศสามารถจะมีทั้งระบบสารสนเทศที่ใช้แรงงาน หรือ ระบบสารสนเทศที่ทำงานด้วยมือ (Manual Information Systems) และระบบสารสนเทศที่อิงการใช้คอมพิวเตอร์ (Computer-Based Information Systems, CBIS) เป็นระบบสารสนเทศซึ่งใช้คอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ และคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์เพื่อทำการประมวลผลและกระจายสารสนเทศ ระบบสารสนเทศโดยส่วนใหญ่จะเป็นระบบที่อิงการใช้คอมพิวเตอร์ ดังนั้น ระบบสารสนเทศที่จะกล่าวถึงในที่นี้ทั้งหมดจะเป็นระบบสารสนเทศที่อิงการใช้คอมพิวเตอร์



ครับและในการทำเว็ปของผมก็จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์ในการเก็บรวบรวมข้อมูลและประมวลผลออกมาให้เห็นกันในรูปของสารสนเทศรูปแบบหนึ่ง แต่ต้องคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้ด้วยในการจัดทำนั่นก็คือ
ความเที่ยงตรง ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ และทันต่อเวลา อย่างในกรณีผมก็คือต้องส่งให้ทันกำหนดตามที่อาจารย์ผมกำหนดไว้ครับ ฮะ ฮะ ฮะ อันนี้ต้องรีบแน่นอน และข้อสำคัญอีกอย่างหนึ่งก็คือก่อนที่จะทำออกมานั้นต้องกำหนดเป้าหมายไว้ด้วยว่าจะทำออกมาให้เห็นในรูปแบบไหน ซึ่งผมเองก็ยังต้องคอยปรึกษาและหาคำแนะนำจากอาจารย์ของผมอยู่เรื่อย ๆ เพื่อการทำเว็ปให้ออกมาดี โดยเฉพาะการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งในปัจจุบันพัฒนาการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศได้เจริญก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว มีการปรับปรุงเครื่องมือเครื่องใช้ที่เป็นประโยชน์กับงานสารสนเทศอยู่ตลอดเวลา ทำให้เกิดบริการรูปแบบใหม่ๆ ขึ้น ในขณะที่ราคาเครื่องมือเครื่องใช้ดังกล่าวลดลงกว่าเดิม ทำให้สังคมเปลี่ยนแปลงเข้าสู่ยุคข่าวสารข้อมูล
ในส่วนขององค์กรทั้งภาครัฐและเอกชน ต่างก็ให้ความสนใจกับเทคโนโลยีสารสนเทศกันมากขึ้น โดยเฉพาะในมหาวิทยาลัยที่ผมศึกษาอยู่นี้ อันนี้พูดกว้างไปเอาใหม่ เอาเป็นว่าในวิชาที่ผมกำลังศึกษาอยู่ละกัน ก็ได้ใช้เจ้าตัวที่เรียกว่าเป็นเทคโนโลยีสารสนเทศอยู่ไม่น้อยเหมือนกัน ไอ้ที่ว่าไม่น้อยนี่ไม่ได้แปลว่า ในห้องที่ผมเรียนอยู่จะมีให้ใช้อยู่พอกับจำนวนนักศึกษาที่เข้ามาเรียนนะครับ ต้องแบ่ง ๆ กันใช้ไป สรุปก็คือมันไม่พอกับความต้องการ เห็นมั้ยล่ะครับว่ามันสำคัญมากขนาดไหน
เพราะฉะนั้นเทคโนโลยีสารสนเทศจึงมีความสำคัญมากในปัจจุบัน และมีแนวโน้มมากยิ่งขึ้นในอนาคต เพราะเป็นเครื่องมือในการดำเนินงานสารสนเทศให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ นับแต่การผลิต การจัดเก็บ การประมวลผล การเรียกใช้ และการสื่อสารสนเทศ รวมทั้งการแลกเปลี่ยนและใช้ทรัพยากรสารสนเทศร่วมกัน ให้เกิดประโยชน์อย่างเต็มที่
ซึ่งความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศนี้เองทำให้ผมได้ข้อสรุปดังนี้
1.ช่วยในการจัดระบบข่าวสารจำนวนมากของแต่ละวันอย่างเป็นระบบ
2.ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตสารสนเทศ เช่น การคำนวณตัวเลขที่ยุ่งยากซับซ้อน การจัดเรียงลำดับ
3.ช่วยให้สามารถเก็บสารสนเทศไว้ในรูปที่สามารถเรียกใช้ได้ทุกครั้งอย่างสะดวก(เก็บไว้ในคอมฯ)
4.ช่วยให้สามารถจัดระบบอัตโนมัติ เพื่อการจัดเก็บประมวลผล และเรียกใช้สารสนเทศ
5.ช่วยในการเข้าถึงสารสนเทศได้อย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพมากขึ้น
6.ช่วยในการสื่อสารระหว่างกันได้อย่างรวดเร็ว ลดอุปสรรคเกี่ยวกับเวลาและระยะทาง (Internet)
และที่ผมกำลังจะพูดถึงก็คือคอมพิวเตอร์นี่เอง การมีเครื่องคอมพิวเตอร์เพียงอย่างเดียวไม่สามารถให้มันทำงานด้วยตัวของมันเองได้ การที่จะทำให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น จะต้องมีองค์ประกอบด้วยกัน 5 อย่าง ที่ทำงานประสานกัน นั่นก็คือ ฮาร์ดแวร์ (Hardware)ซอฟต์แวร์ (Software) หรืออาจเรียกว่าโปรแกรมก็ได้ ซอฟต์แวร์แบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ 1. ซอฟต์แวร์ระบบ สำหรับใช้เป็นตัวกลางระหว่างฮาร์ดแวร์กับผู้ใช้ ทำหน้าที่ควบคุมฮาร์ดแวรซอฟต์แวร์กลุ่มนี้เป็นระบบปฏิบัติการ (Operating System) ซึ่งได้แก่ ดอส (Dos),ยูนิกส์ (Unix) และวินโดวส์ (Windows) 2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์ ได้แก่ โปรแกรมต่าง ๆ ที่ใช้สำหรับส่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามที่เราต้องการ ข้อมูล (Data) เป็นข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่จะนำเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อทำการประมวลผลอย่างใดอย่างหนึ่ง บุคลากร (Peopleware) เป็นบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานคอมพิวเตอร์ในด้านต่าง ๆ ซึ่งตัว บุคลากรนี้แหล่ะที่สำคัญที่สุดในการพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพมากหรือน้อย อันนี้ตอบได้เลยเพราะตอนสอบตอบผิดเลยจำได้แม่น
และต่อมาผมก็ต้องมาทำความเข้าใจถึงการทำงานของคอมพิวเตอร์
ซึ่งประกอบด้วยการทำงานขั้นพื้นฐาน 4 ขั้นตอน
1. การส่งข้อมูลเข้า (Input) คำสั่งหรือข้อมูลต่างๆ จะต้องมีการนำเข้าสู่ระบบเพื่อนำไปประมวลผล โดยผ่านอุปกรณ์นำเข้าข้อมูล เช่น mouse และ keyboards เป็นต้น
2. การประมวลผล (Processing) เมื่อมีการนำเข้าข้อมูลสู่ระบบแล้ว คอมพิวเตอร์มีหน้าที่ประมวลผลตามคำสั่งที่กำหนดไว้ เช่น การคำนวณเปรียบเทียบต่างๆ
3. การแสดงผลลัพธ์ (Output) ผลที่ได้จากการประมวลผลของคอมพิวเตอร์ในรูปแบบต่างๆ เพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจ หรือการบริหารงานต่อไป อุปกรณ์แสดงผลลัพธ์ เช่น monitors และ printers
4. การจัดเก็บข้อมูล (Storage) ทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูลลงบนหน่วยความจำสำรองประเภทต่างๆ ตามความสามารถของคอมพิวเตอร์นั้นๆ อุปกรณ์ที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูล เช่น Floppy disks, CD-ROM, hard disks เป็นต้น

ผลจากการที่ได้ศึกษาจาก
http://artnet.chandra.ac.th/moodle ซึ่งผมได้สมัครเข้าเรียนเป็นสมาชิกตามคำบอกของอาจารย์อยู่แล้วทำให้ได้เข้าใจถึงความหมาย ความสำคัญของระบบสารสนเทศ รวมทั้งองค์ประกอบอื่น ๆ ที่มีส่วนช่วยให้การพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และเมื่อทำความเข้าใจแล้วก็ต้องทดลองทำด้วยและซึ่งผลที่ได้เป็นที่น่าพอใจ ไม่ว่าจะเป็นการใช้อินเตอร์เน็ต การรับ ส่ง อีเมล ที่เปิดบริการให้เราใช้ได้ฟรี อย่างเช่น http://yahoo.com, ง่าย ๆครับเพียงแค่เข้าไปทำการสมัครโดยคลิ๊กที่ sign up เท่านั้นระบบก็จะให้เราทำการกรอกข้อมูลส่วนตัวลงไป กรอกให้ละเอียดและถูกต้องกันนะครับหากชื่อคุณซ้ำกันในระบบก็ทำการแก้ไขซะใหม่ เสร็จแล้วก็ทำการยืนยันโดยการคลิ๊กที่ปุ่มคำสั่ง submit เท่านี้ระบบก็จะถือว่าคุณเป็นส่วนหนึ่งของระบบและให้คุณเข้าไปใช้เมลฟรี ๆ และมีเมลเป็นของตัวเองแล้วล่ะครับ นอกจากนี้ยังได้เข้าไปสมัครเป็นสมาชิกกลุ่มของyahoogroup เพื่อรับฟังข่าวสารและการทำกิจกรรมในกลุ่มออนไลน์ที่เว็ปไซท์ชื่อ http://groups.yahoo.com/group/rcumis ผลจากการที่ได้เข้ามาเรียนในวิชานี้ยังทำให้ผมได้เรียนรู้การเข้าไปตั้งกระทู้แนะนำเว็ปไซท์ การเข้าไปแช็ตคุยกันในห้องสนทนา การตั้งกระทู้ถามในเว็ปไซท์ และสุดท้ายก็คือการศึกษาถึงระบบบริหารจัดการสารสนเทศแบบ WCMS หรือระบบบริการและบริหารสารสนเทศผ่านทางเว็ปไซท์ (Website Content Management System)โดยอาจารย์ให้พวกผมมาทดลองใช้ฟรีที่เว็ป http://blogger.com ซึ่งเว็ปนี้เองที่อาจารย์ผมให้พวกเราเข้ามาทดลองใช้กัน ขั้นตอนการสมัครง่าย ๆ เพียง 3 ขั้นตอนเป็นระบบของ CMS(Content Management System)โดยอาจารย์ได้บอกว่าเป็นระบบที่กำลังได้รับความนิยมจัดระบบได้ง่ายโดยไม่ต้องใช้โปรแกรมออกแบบให้ยุ่งยากและก็ใช้ค่อนข้างง่ายด้วยเพียงแค่พวกคุณเข้าใจระบบ โดยระบบจะมี Modules หรือ block สำเร็จมาให้พร้อมกราฟิกสำเร็จ ซึ่งทางตัวผมเองก็ได้ทำการทดลองใช้จนออกมาให้เห็นเป็นหน้าตาในลักษณะนี้แหล่ะครับ นอกจากนี้ยังได้แนะนำให้อีกหนึ่งเว็ปซึ่งเว็ปนี้ช่วยให้เราสามารถโหลดภาพไปเก็บได้และนำภาพเหล่านี้มาใช้ประกอบในหน้าเว็ปของเราได้นันก็คือ http://filkr.com โดยเราจะต้องเข้าไปทำการสมัครเสียก่อน ซึ่งก็เหมือนกับการสมัครในเว็ปอื่น ๆ ก่อนหน้า จากนั้นจึงทำการอัพโหลดภาพ โดยคลิ๊กที่ปุ่ม Upload photoซึ่งระบบจะให้เรากำหนดว่าภาพไหนที่เราต้องการจะให้โหลดขึ้นมา ซึ่งเราเองจะต้องมีภาพอยู่ในเครื่องของเราเองด้วย เมื่อทำการเลือกภาพเสร็จเรียบร้อย ก็คลิ๊กที่ปุ่มคำสั่ง upload ระบบก็จะทำการอัพโหลดภาพให้มาขึ้นอยู่ในหน้าเว็ป ของมันเอง และสุดท้ายต้องขอขอบพระคุณอาจารย์ ผศ.ประชิด ทิณบุตร อาจารย์ผู้สอน ที่ทำให้ผมได้นำเสนอผลงานชิ้นนี้ออกมา โดยเนื้อหาที่ได้อ้างอิงจาก http://artnet.chandra.ac.th/moodle ผมในฐานะผู้จัดทำหวังว่าทุกท่านจะได้ประโยชน์กันไม่มากก็น้อยละครับ


0 Comments:

Post a Comment

<< Home